[Fachbeitrag | Lesezeit: 2 min.] Teil 6 unserer Blogreihe geht der Frage nach, wie sich Investitionen im Investitionsprozess sinnvoll bündeln lassen. Und welche Vorteile daraus für das Controlling und die Projektleiter entstehen. Bei der Beantragung von Investitionen stehen Projektleiter vor der Herausforderung, dass nur selten eine alleinige Investition beantragt werden soll. Meist stehen Investitionen in Verbindung zueinander und bilden zum Beispiel Projekte. Bei der Beantragung lässt sich das aber vielerorts nicht abbilden. Daher muss der Projektleiter lauter einzelne Investitionen, zum Beispiel eine einzelne Walze, beantragen. Dies führt nicht nur zu Problemen, sondern beraubt alle Beteiligten auch wertvoller Vorteile.
Wenn einzelne Investitionen nicht zu gemeinsamen Positionen wie Projekten, Budgettöpfen oder Sammelinvestitionen zusammengefasst werden können, führt das bereits bei der Genehmigung zu Stolpersteinen. So kann es passieren, dass Genehmiger einzelne Investitionen eines Projekts ablehnen, weil ihnen die Zuordnung zum Projekt nicht bekannt ist und sie dadurch nicht erkennen können, welche Investitionen zum Projekt gehören. Lehnt der Genehmiger eine solche Investition ab, kommt ggf. das gesamte Projekt zum Erliegen. Zudem hat das Controlling keine Einsicht in die geplante Gesamtsumme eines Projekts und die Controlling-Mitarbeiter müssen die Kosten der einzelnen Teilinvestitionen manuell zusammenrechnen.
Daraus, dass Projektleiter und Controlling nicht nur mit einzelnen Investitionen, sondern auch mit Projekten arbeiten, ergibt sich für das nachgelagerte Investitionscontrolling ein großer Vorteil. Denn hier müssen zwangsläufig die Gesamtkosten eines Projekts überwacht werden. Hat ein Projektleiter zusätzlich zu den Kosten jeder Einzelinvestition auch die Gesamtkosten seines Projekts stets im Blick, bietet ihm das ein kraftvolles Instrument.
Gleichzeitig meistert das Controlling damit eine seiner größten Herausforderungen im Investitionscontrolling: die Übereinstimmung der geplanten Investitionsvorhaben mit den später tatsächlich ausgeführten Investitionen. Die zentrale Frage hierbei: Sind die Projekte im Budget geblieben oder teurer geworden als geplant?
Die Herausforderung bei dieser Fragestellung bezieht sich nicht auf alleinige Investiitonen wie eine einzelne Walze. Dort sind Preis und Investitionssumme zumeist von Anfang an relativ klar. Abweichungen zwischen Plan und späterem Ist fallen im Gesamtbudget für Investitionen nicht ins Gewicht. Die Herausforderung sind die Projekte. Bei ihnen ist eine genaue Kostenkalkulation aufgrund von Ungewissheiten und unvorhergesehenen Kosten sehr schwierig.
Auch aus buchhalterischen Gründen ist eine geordnete Vorgehensweise bei der Beantragung mehrerer Anschaffungen innerhalb von Projekten wichtig. Die Anlage hat in Summe ein Aktivierungsdatum und damit einen Startzeitpunkt der Abschreibung - selbst wenn die einzelnen Teile verschiedene Anlagennummern erhalten.
Sowohl Projektleiter als auch Controlling und Management werden am besten unterstützt, wenn die Investitionsplanung nicht nur auf einzelnen Investitionen basiert, sondern auch Projekte abgebildet werden können. Leider ist dieses Vorgehen technisch nicht einfach umzusetzen, besonders in selbst gebauten Lösungen. Professionelle Lösungen hingegen bieten dafür meist Möglichkeiten. Eine beliebtes Vorgehen ist beispielsweise die Bereistellung eines "Headers" für gesammelte Investitionen. Dabei ist auf den ersten Blick erkennbar, um welche Projekte es sich handelt, und die einzelnen Investitionen sind durch manuelles Aufklappen leicht einsehbar.
1: Investitionen planen leicht gemacht
2: Mit Excel Investitionen planen?
3: Auf dem Weg zum perfekten Investitionsplan
4: Unterjähriger Forecast - immer Bescheid wissen
5: Budgetvorgaben oder "Wünsch dir was"?
6: Einzelne Investitionen oder Projekte?
7: Schnell und einfach zum Lastenheft