[Fachbeitrag | Lesezeit: 3 min.] Der vierte Teil unserer Blogreihe setzt sich für einen unterjährigen Forecast in der Investitionsplanung ein und zeigt, wie sehr Controlling-Mitarbeiter davon profitieren. Diese haben vielerorts ein großes Problem: Eine verlässliche Aussage über das tatsächliche Investitionsvolumen lässt sich meist erst sehr spät im Jahr treffen. Sie würden dies aber gerne schon viel früher tun.
Die Investitionsplanung plant, steuert und koordiniert sämtliche Investitionstätigkeiten und übernimmt damit eine unternehmenskritische Aufgabe. Obwohl getätigte - oder eben nicht getätigte - Investitionen einen erheblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, wird die Vorhersage (der Forecast) über geplante Investitionsvorhaben vielerorts noch sehr stiefmütterlich behandelt. Entweder wird gar keine Vorhersage getätigt oder es werden nur vereinzelte unterjährige Abstimmungen durchgeführt. Somit müssen Controlling-Mitarbeiter bis zuletzt abwarten, ob geplante Budgets noch abgerufen werden oder sie bekommen nur vereinzelte Chancen, auf Veränderunen zu reagieren.
Wie sieht ein Forecast aus, von dem das Controlling optimal profitiert? Grundsätzlich sagt ein Forecast in der Investitionsplanung aus, welche geplanten und budgetierten Investitionen im Jahresverlauf tatsächlich noch abgerufen werden. Mit seiner Hilfe kann auf etwaige Verschiebungen von Investitionen ins nächste Jahr reagiert werden und das Controlling ist jederzeit über den aktuellen Stand auskunftsfähig. Der Traum für jeden, der Verantwortung für die Investitionsplanung trägt.
Die präziseste Mehrjahres- oder Mittelfristplanung künftiger Investitionen bringt nichts, wenn sich die budgetierten Investitionen verschieben oder aus anderen Gründen nicht abgerufen werden. Dadurch entspricht das geplante Budget letztlich doch nicht der Realität und nimmt der Planung ihre Durchschlagskraft.
Viele Unternehmen haben für den unterjährigen Forecast keinen Prozess etabliert. Sie argumentieren, dass eine solche Abfrage automatisch durchgeführt werde, indem man die geplanten Investitionen den realisierten und tatsächlich getätigten Investitionen gegenüberstelle. Grundsätzlich ist das ein richtiger Gedanke. Allerdings lässt sich ein aussagekräftiges Ergebnis so meist erst im letzten Quartal oder gar erst im letzten Monat des Jahres ermitteln. Früher hat ein Abgleich zwischen geplanten und realisierten Tätigkeiten keine verlässliche Aussagekraft, denn die noch nicht abgerufenen Budgets könnten ja noch abgerufen werden.
Viele Projektmanager bzw. Beantrager von Budgets wissen zu diesem Zeitpunkt allerdings längst, dass ihre Investitionen verschoben werden. Dies geschieht beispielsweise aufgrund von geänderten Projektplänen oder Lieferproblemen, die nicht erst am Jahresende bekannt werden. Die wichtige Information über eine Verschiebung kommt allerdings nicht bei den entsprechenden Verantwortlichen an, obwohl sie darüber so früh wie möglich Bescheid wissen müssten.
Bei der Investitionsplanung plant ein Unternehmen eine gewisse Summe für Anschaffungen in den Folgejahren ein. Verringert sich diese Summe, hat das nicht nur kaufmännische Nachteile (Stichwort: Steuern), sondern bedeutet im Normalfall auch, dass die verschobenen Investitionen im Folgejahr getätigt werden (müssen). Für das Folgejahr wurde aber bereits eine Investitionsplanung durchgeführt, in der die verschobenen Investitionen nicht berücksichtigt sind.
Das frühzeitige Wissen über die Verschiebung einer bereits genehmigte Investition in das folgende Jahr gibt den Verantwortlichen die Chance zu reagieren und eröffnet Möglichkeiten. Entweder verwenden sie das frei werdende Budget im aktuellen Jahr noch für eine andere Investition, zum Beispiel eine Anschaffung, die ursprünglich erst für das nächste Jahr genehmigt wurde. Oder sie streichen das frei gewordene Budget aus dem aktuellen Jahr und planen es im nächsten Jahr erneut aktiv ein.
Beide Möglichkeiten bringen wertvolle kaufmännische Flexibilität. Allerdings bestehen beide nicht, wenn erst im Dezember – oder noch später – festgestellt wird, dass sich eine Investition nach hinten verschiebt. So kurzfristig lässt sich eine andere Anschaffung nicht mehr realisieren oder vorziehen. Zudem ist auch die Investitionsplanung für das nächste Jahr bereits abgeschlossen, sodass das Budget dafür nicht mehr eingeplant werden kann.
Die Aufgaben der Investitionsplanung enden nicht, wenn das Investitionsbudget für das kommende Jahr feststeht. Sie umfassen auch den wichtigen Bereich des unterjährigen Forecasts. Die Budgetabruf-Abfrage bringt aus kaufmännischer Sicht einen großen Mehrwert mit sich. Wie oft der Forecast erfolgt, ob rollierend oder zu fest definierten Zeitpunkten im Jahr, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
1: Investitionen planen leicht gemacht
2: Mit Excel Investitionen planen?
3: Auf dem Weg zum perfekten Investitionsplan
4: Unterjähriger Forecast - immer Bescheid wissen
5: Budgetvorgaben oder "Wünsch dir was"?
6: Einzelne Investitionen oder Projekte?
7: Schnell und einfach zum Lastenheft