Unternehmen, die ihren Geschäftssitz in Deutschland haben, müssen seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Das Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Aufgrund des Umsetzungsaufwands, der für Unternehmen mit der Umstellung auf das E-Invoicing einhergeht, gewährt der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Das bedeutet, dass bis 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen versendet werden dürfen. Andere elektronische Formate wie PDF bedürfen der Einwilligung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 EUR verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR dürfen auch im Jahr 2027 weiterhin andere Rechnungsformate ausstellen. Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder andere Sanktionen nach sich ziehen.
Mit dem schrittweisen Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse an die geänderten Bestimmungen anzupassen. Die E-Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format haben und die Vorgaben der Europäischen Norm EN 16391 erfüllen. In Deutschland sind vor allem die Formate xRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verbreitet.
Im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnung sind mehrere Aspekte relevant. Beispielsweise gilt es, unterschiedliche internationalen Compliance-Anforderungen sowie verschiedene Standards bei den Formaten der E-Rechnung in den europäischen Ländern zu berücksichtigen. Eine europaweite Harmonisierung ist aufgrund der abweichenden Gesetzgebungen und Ausprägungen in den einzelnen Staaten nicht möglich.
Darüber hinaus ergeben sich aus dem E-Invoicing Konsequenzen für die internen Rechnungsprozesse. Jedes Unternehmen muss sich entscheiden, mit welchem Tool es die E-Rechnungspflicht umsetzt. Der Umbau des aktuellen Finanz- und Rechnungswesens ist in jedem Fall mit Kosten verbunden, die es entsprechend einzuplanen gilt. Die Umstellung auf die E-Rechnung funktioniert umso reibungsloser, je höher die vorhandene Datenqualität ist.
Unternehmen sollten in der E-Rechnung jedoch nicht nur eine lästige Pflicht sehen, sondern die Gelegenheit beim Schopf packen und ihr Rechnungswesen modernisieren. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Elektronische Rechnungen ermöglichen eine durchgehend digitale Bearbeitung – von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge – und eine nahtlose Integration in die Geschäftsprozesse. So lassen sich die Abläufe beschleunigen, Effizienzgewinne erzielen, Fehler reduzieren und Kosten einsparen. Außerdem werden Eingabefehler vermieden, die bei einer manuellen Erfassung der Rechnungsdaten immer wieder entstehen.
Die elektronische Verarbeitung bietet zudem enorme Chancen für eine Automatisierung und erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen. Sämtliche Schritte lassen sich detailliert und lückenlos nachvollziehen. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Freigabe von Zahlungen, sodass sich die gesamte Rechnungslaufzeit verkürzt. Daraus resultieren bei Ausgangsrechnungen kürzere Zahlungsziele und eine verbesserte Liquidität des Unternehmens, da offene Rechnungen schneller beglichen werden. E-Rechnungen im strukturierten Format entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und erhöhen die Rechtssicherheit. Zudem verbessern Unternehmen ihre globale Steuerkonformität, während die Wahrscheinlichkeit für Streitigkeiten verringert wird.
Einerseits ist die E-Rechnungspflicht eine maßgebliche gesetzliche Anforderung, die umgesetzt werden muss, andererseits bietet die elektronische Verarbeitung von Rechnungen enorme Chancen zur Automatisierung und transparenten Gestaltung der Rechnungsprozesse. Die E-Rechnung stellt den direkten Import aller Rechnungsdaten ohne Medienbrüche in die weiterverarbeitenden Systeme sicher, was bei Papier- und PDF-Rechnungen nicht gegeben ist. Im Vergleich zu Papierrechnungen sind elektronische Rechnungen effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher. Weil der digitale Rechnungsprozess Ressourcen schont, leistet die E-Rechnung auch einen Beitrag für die Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen.