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„Die Zusammenarbeit mit IBsolution erfolgte stets auf Augenhöhe und war geprägt von gegenseitiger Wertschätzung sowie einem offenen, freundschaftlichen Umgang zwischen den Projektbeteiligten. Unser Implementierungspartner hat unsere Anforderungen verinnerlicht und unsere Erwartungshaltung absolut erfüllt.“ Volker Keßler, Leiter des Controllings bei der Bitburger Braugruppe |
Bitburger gehört zu den bekanntesten Brauereien und Biermarken Deutschlands. Das Familienunternehmen beschäftigt rund 1.400 Mitarbeiter und hat seinen Hauptsitz in Bitburg in der Südeifel. Die Braugruppe vereint ein vielfältiges Portfolio aus nationalen und regionalen Marken. Dazu gehören neben der namensgebenden Bitburger-Brauerei auch die König-Brauerei in Duisburg (Nordrhein-Westfalen), die Köstritzer Schwarzbierbrauerei in Bad Köstritz (Thüringen) und die Licher Privatbrauerei in Lich (Hessen). Darüber hinaus bestehen Vertriebspartnerschaften mit der Benediktiner Weißbräu GmbH und den Münchener Craftbier-Brauern von CREW Republic.
Für die tägliche Arbeit in den hochmodernen Braustätten mit ihren ressourcenschonenden Produktionsprozessen und Abfüllanlagen ist es für den Unternehmenserfolg ganz entscheidend, Absatzmengen realistisch einzuschätzen und dabei saisonale Schwankungen zu berücksichtigen, um die Nachfrage zu decken, ohne Überkapazitäten zu erzeugen.
Die Unternehmensplanung des Controllings der Bitburger Braugruppe setzt sich aus der vorgelagerten Top-down-Planung und der nachgelagerten operativen Planung zusammen. Um die Planungsprozesse auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen, sollte das bisherige Tool „Professional Planner“ durch eine andere Planungslösung ersetzt werden. Da die Bitburger Braugruppe eine ausgeprägte SAP-Systemlandschaft nutzt, gehörte auch die SAP Analytics Cloud (SAC) zu den möglichen Alternativen. Innerhalb der Unternehmensgruppe gab es bereits positive Erfahrungen mit der SAC.
„Die Anforderungen an die neue Planungslösung waren klar umrissen: Sie sollte nicht nur die bisherigen Funktionalitäten abdecken, sondern den Funktionsumfang um zusätzliche Features erweitern“, sagt Volker Keßler, Leiter des Controllings bei der Bitburger Braugruppe. „Zudem war der Anspruch, dass die Software das Potenzial mitbringt, um perspektivisch weitere Teilplanungen einzubinden und auf diese Weise eine integrierte Unternehmensplanung zu ermöglichen.“ Am Ende fiel die Wahl der Bitburger Braugruppe auf die SAP Analytics Cloud. Ausschlaggebende Gründe hierfür waren die überzeugenden Funktionalitäten, das moderne Frontend und die native Integration in das vorhandene SAP-Ökosystem.
Die Bitburger Braugruppe hat sich bei der SAC-Einführung für IBsolution als Partner entschieden. Dafür waren verschiedene Faktoren maßgeblich. So hatten Bitburger und das SAP-Beratungshaus mit Stammsitz in Heilbronn bereits in der Vergangenheit bei verschiedenen Projekten zusammengearbeitet, sodass beide Seiten an eine gemeinsame Historie anknüpfen konnten. Zudem sprechen beide Unternehmen die Sprache des Mittelstands. Und wer die gleichen Werte, Einstellungen und Arbeitsweisen teilt, arbeitet besser zusammen. Insofern lieferte dieser Cultural Fit eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Kooperation. Darüber hinaus überzeugte das inhaltliche Konzept von IBsolution auch die Projektverantwortlichen bei der Bitburger Braugruppe.
Die Implementierung der SAP Analytics Cloud hat rund fünf Monate gedauert. In dieser Zeit gelang es, die Planung grundlegend zu modernisieren. Wesentliche Bestandteile der Top-down-Planung sind die vertriebliche Ergebnisplanung, die Artikelkostenplanung und die Strukturkostenplanung. Grundlage ist die Netto-Netto-Erlösplanung für die Absatzkanäle Handel/Digital, Außerhausmarkt und Export sowie die Aggregation dieser Daten auf Ebene der Braugruppe.
Im nächsten Schritt werden die Artikelkosten auf Basis der Absatzmengen ermittelt und in der SAP Analytics Cloud erfasst. Anschließend werden die technischen Kosten ermittelt und die Kostensätze berechnet. Dabei ersetzen dynamische Strukturen die bisherigen statischen Verweise zur Summierung von Kostenblöcken und der dafür relevanten Bezugsmengen. Komplexe Berechnungslogiken in der SAP Analytics Cloud lösen die Berechnung in Microsoft Excel ab. Die Planung der Strukturkosten als weiterer großer Kostenblock erfolgt detailliert auf Ebene der Kostengruppe bzw. Kostenart.
Die implementierte Planungslösung mit der SAC ermöglicht die Planung unterschiedlicher Szenarien auf Basis geänderter Prämissen und Parameter sowie eine Versionierung. Mittels Sensitivitätsanalysen lassen sich die Auswirkungen der Veränderung spezifischer Treibergrößen auf die Planungsergebnisse insgesamt ermitteln. Medienbrüche und separate Excel-Planungen gehören damit überwiegend der Vergangenheit an.
Neben der technischen Umsetzung spielte auch der Coaching-Aspekt im Projekt eine wichtige Rolle. In intensiven Schulungen machten die IBsolution-Planungsexperten die Controlling-Mitarbeiter der Bitburger Braugruppe fit für die SAP Analytics Cloud, nachdem diese zuvor nur über wenig Erfahrung im Umgang mit der SAC verfügten. Inhalte der Coachings waren vor allem der Aufbau der Planungsmodelle, der Stories und der Funktionalitäten. Das Ziel dieser Maßnahme war, dass die Controlling-Abteilung künftig in der Lage ist, Anpassungen bei der Planung und Erweiterungen im Bereich der Funktionalitäten selbst durchzuführen. Das Feedback der Anwender, die inzwischen mit der SAP Analytics Cloud arbeiten, ist sehr gut. Sie loben insbesondere die hohe Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Funktionalitäten der Planungslösung.
Mit dem Projektverlauf und dem erzielten Ergebnis zeigt sich Volker Keßler vollauf zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit IBsolution erfolgte stets auf Augenhöhe und war geprägt von gegenseitiger Wertschätzung sowie einem offenen, freundschaftlichen Umgang zwischen den Projektbeteiligten. Unser Implementierungspartner hat unsere Anforderungen verinnerlicht und unsere Erwartungshaltung absolut erfüllt.“ Eine Besonderheit des Projekts war, dass es zu 100 % remote durchgeführt wurde. Trotz der räumlichen Distanz gelang es, eine flexible Zusammenarbeit zu etablieren, die von kurzen Reaktionszeiten und hoher Effizienz geprägt war.
Hierbei hat sich das schlanke und agile Projektdesign mit Elementen aus dem Lean Management bewährt. So waren die Beteiligten in der Lage, schnell Ergebnisse zu erzielen und die Motivation im Projektteam durchgängig hochzuhalten. Die Bitburger Braugruppe und IBsolution haben das SAC-Planungsprojekt somit termingerecht, unterhalb des Budgets und jenseits der Kundenerwartungen abgeschlossen. Dank des Pilotprojekts „Top-down-Planung” ist die Bitburger Braugruppe bestens aufgestellt, um in Zukunft auch die modularen Elemente aus der operativen Planung einzubeziehen und den Planungsprozess zu einer integrierten Unternehmensplanung weiterzuentwickeln.
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„Die Anforderungen an die neue Planungslösung waren klar umrissen: Sie sollte nicht nur die bisherigen Funktionalitäten abdecken, sondern den Funktionsumfang um zusätzliche Features erweitern. Zudem war der Anspruch, dass die Software das Potenzial mitbringt, um perspektivisch weitere Teilplanungen einzubinden und auf diese Weise eine integrierte Unternehmensplanung zu ermöglichen.“ Volker Keßler, Leiter des Controllings bei der Bitburger Braugruppe |
Foto: Bitburger Braugruppe GmbH