Prozessautomatisierung steigert Profitabilität und spart Zeit

Die End-to-End-Automatisierung von Prozessen spielt für die digitale Transformation von Unternehmen eine entscheidende Rolle. In der aktuellen Studie „Intelligent Automation 2023“ von CIO, CSO und Computerwoche messen 73 % der Unternehmen der Prozessautomatisierung eine sehr große bzw. große Bedeutung bei. Mit dem derzeitigen Stand ihrer Prozessautomatisierung sind 56 % der Befragten zufrieden oder sehr zufrieden. Allerdings stuft weniger als die Hälfte den Anteil der durchgängig automatisierten Prozesse als hoch bzw. sehr hoch ein.

Damit die Umsetzung gelingt, sollte die Prozessautomatisierung in den strategischen Zielsetzungen Berücksichtigung finden. Während etwa die Hälfte der Unternehmen (51 %) eine eigene Automatisierungsstrategie definiert hat, ist die Prozessautomatisierung in vielen Unternehmen Bestandteil der allgemeinen Geschäftsstrategie (48 %) oder der Digitalisierungsstrategie (43 %).

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Ziele der Prozessautomatisierung

Zu den wichtigsten Zielen, die Unternehmen mithilfe von Prozessautomatisierung erreichen möchten, gehören beschleunigte Prozessen (45 %), höhere Kosteneffizienz (38 %), höhere Kundenzufriedenheit (33 %), geringere Fehleranfälligkeit (30 %), eine Entlastung für die Beschäftigten (23 %) sowie eine bessere Qualität der Produkte und Dienstleistungen (20 %). Als zentrale Kriterien, mit denen der Erfolg von Automatisierungsinitiativen gemessen wird, gelten Profitabilität (40 %), Zeitersparnis (37 %) und Return on Investment (35 %). Große Unternehmen beziehen überdurchschnittlich oft auch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit (je 31 %) in die Erfolgsmessung ein, während dieser Aspekt nur für 21 % bzw. 18 % der kleineren Unternehmen relevant ist.

Voraussetzungen für automatisierte Prozesse

Eine gelungene Prozessautomatisierung erfordert eine hohe Datenqualität im Unternehmen. Diese Voraussetzung ist jedoch bei Weitem nicht in allen Unternehmen gegeben. 60 % der Befragten zeigen sich mit dem vorhandenen Qualitätsniveau ihrer Daten zufrieden bzw. sehr zufrieden.

Darüber hinaus hängt der Erfolg auch davon ab, ob die Prozessautomatisierung mit einem begleitenden Change-Management und einem Wandel der Unternehmenskultur einhergeht. Denn die Prozessautomatisierung bricht gewohnte Arbeitsweisen auf und hat damit erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitsalltag der Beschäftigten. Diesbezüglich muss allerdings noch einiges an Überzeugungsarbeit in den Unternehmen geleistet werden. Denn der Aussage, dass eine Prozessautomatisierung von einem Change-Management begleitet werden sollte, stimmen lediglich 37 % der Befragten zu. 46 % halten einen Kulturwandel im Rahmen eines Automatisierungsprojekts für erforderlich.

RPA oder IPA?

Als Mittel der Wahl für die Prozessautomatisierung hat Robotic Process Automation (RPA) derzeit gegenüber Intelligent Process Automation (IPA) die Nase leicht vorne. Bei 53 % ist RPA seit Längerem oder seit Kurzem strategisch verankert, für IPA sind es 50 %. Knapp zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass sie in den kommenden zwölf Monaten auf jeden Fall oder wahrscheinlich Investitionen in RPA tätigen werden. Der vergleichbare Wert für IPA liegt bei 52 %. Allerdings deuten die Ergebnisse der Studie darauf hin, dass die Bedeutung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen für die Prozessautomatisierung steigen wird. Für die Zukunft planen 29 % den Einsatz von IPA fest ein und 26 % den Einsatz von RPA.

Wie Unternehmen die passende Lösung finden

Wenn es um die Auswahl einer RPA- oder IPA-Lösung geht, spielt die Integrationsfähigkeit in die vorhandene IT-Landschaft und in Cloud-Dienste die wichtigste Rolle (40 %), gefolgt von Sicherheitsaspekten (31 %), einem geringen Implementierungsaufwand (30 %), Lizenzkosten (27 %) und Benutzerfreundlichkeit (23 %). KI-Technologien wie Sprachassistenten, Natural Language Processing (NLP) und optische Zeichenerkennung (OCR) setzen 60 % der Befragten bereits ein.