SAP S/4HANA Cloud Public Edition bietet Unternehmen die Chance, ihr Finanzmanagement zu modernisieren und auf sofort einsatzbereite Finanzprozesse zuzugreifen. Im Vergleich zu SAP ERP wird auch eine optische Veränderung sofort deutlich: Die Benutzeroberfläche in SAP S/4HANA Cloud Public Edition ist im SAP Fiori-Design gestaltet und unterscheidet sich deutlich von der früheren SAP GUI-Oberfläche. In SAP Fiori werden die verschiedenen Funktionalitäten der Finanzbuchhaltung mithilfe von Applikationen ausgeführt. Die Anwender können einzelne Anwendungen als Favoriten auf dem Startbildschirm ablegen. Darüber hinaus werden die am häufigsten verwendeten, die zuletzt verwendeten und die empfohlenen Apps angezeigt.
Die Finanzbuchhaltung basiert im Wesentlichen auf vier Säulen: dem Hauptbuch (FI-GL) sowie den Nebenbüchern der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP), der Debitorenbuchhaltung (FI-AR) und der Anlagenbuchhaltung (FI-AA). Hier bietet SAP S/4HANA Cloud Public Edition verschiedene Möglichkeiten, um Belege zu erfassen. Im Folgenden wird je ein Beispiel für eine Buchung aus jedem der vier Bereiche skizziert.
Die Erfassung eines Hauptbuchbelegs erfolgt in der Applikation „Post General Journal Entry“. Die Eingabemaske ist vergleichbar mit der alten Transaktion FB50 und umfasst unter anderem einen Belegkopf mit den wichtigsten Informationen zum Beleg. Um eine Buchung durchzuführen, stehen Konten über den vorbereiteten SAP-Standardkontenrahmen YCOA zur Verfügung. Nach der Dateneingabe prüft das System, ob alle für die Buchung erforderlichen Felder befüllt sind. Wie in der On-Premise-Welt ist es auch bei SAP S/4HANA Cloud Public Edition möglich, eine Buchung vorab zu simulieren. Anschließend kann die tatsächliche Buchung ebenfalls direkt aus der Anwendung „Post General Journal Entry“ erfolgen.
Ein anderes Beispiel für ein gängiges Szenario ist die Buchung einer Ausgangsrechnung im SAP FI (Financial Accounting), wenn sie nicht aus dem Sales-Modul übergeleitet wird. Die passende Applikation heißt „Create Outgoing Invoice“ und ist an die klassische SAP GUI-Transaktion angelehnt. In der Eingabemaske müssen Informationen wie die Belegart, der Betrag, die Steuerberechnung und das Hauptbuchkonto eingetragen werden. Auch diese Buchung lässt sich vor der Ausführung zunächst simulieren und nach erfolgter Prüfung schließlich durchführen.
„Manage Fixed Assets“ ist eine neue Applikation in SAP S/4HANA Cloud Public Edition und lässt sich als Kombination aus dem Asset Explorer (FI-AA) und den Transaktionen AS01 bis AS03 beschreiben. Anwender können in der Applikation eine neue Anlage erstellen oder sich bereits bestehende Anlagen anzeigen lassen. Beim Erstellen einer Anlage müssen zunächst der Buchungskreis und die Anlagenklasse ausgewählt werden. Das System vergibt eine Interimsnummer, die so lange bestehen bleibt, bis der Beleg gesichert bzw. verworfen wurde. Als SAP-Standardfunktionalität kann das Profitcenter aus der Kostenstelle abgeleitet werden. Die Kostenstelle wird zwingend benötigt, damit die Abschreibung funktioniert. Eine besondere Ausnahme besteht, wenn im System die Projektsteuerung – Finanzwesen aktiv ist und entsprechend eingerichtet wurde. In der Folge generiert das System Vorschlagswerte für die Ledger und die Abschreibungsschlüssel. Diese Vorschlagswerte können jedoch – analog zur On-Premise-Variante von SAP S/4HANA – auch abgeändert werden. Nach dem Klicken auf „Create“ erstellt das System den Stammsatz der Anlage, wobei aus der Interimsnummer eine feste Anlagennummer wird.
In unserem Beispiel soll die Anlage nun aus einer Lieferantenrechnung heraus ohne Bestellbezug kapitalisiert werden. Dieser Schritt erfolgt in der Applikation „Create Supplier Invoice“. Im Abschnitt „Asset Item“ wählt der Anwender aus, auf welche Anlage gebucht werden soll. Nach erfolgreicher Prüfung der Rechnung und der getätigten Buchung sind die gebuchten Werte in der Übersicht sichtbar.
Unter „Journal Entries“ erscheinen die Belege mit einer FiBu-Nummer, ebenso sind die Bewegungsart und die Einzelpostenart sichtbar. Zudem gibt es die Option einer Abschreibungsvorschau und verschiedene Bewertungsbereiche können miteinander verglichen werden. Es besteht die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften zu arbeiten.
Die Applikation „Manage Fixed Assets“ bietet einen direkten Absprung zum Anzeigen des Belegflusses. Dafür steht die neue Applikation „Display Document Flow – Journal Entry“ bereit. Der Belegfluss wird in zwei Ebenen dargestellt: als operationeller Belegfluss und als G/L-Belegfluss.
Die Buchungen können auch ledgerspezifisch als T-Konten angezeigt werden.
Da es sich bei SAP S/4HANA Cloud Public Edition um ein standardisiertes System handelt, wird der Kontenplan vorgefertigt ausgeliefert. Es besteht aber die Möglichkeit, den Kontenplan zu erweitern oder einen individuellen Kontenplan zu entwickeln. Dazu lassen sich die Konten renummerieren, nachdem ein entsprechendes Mapping gepflegt wurde.
Unter der YCOA lässt sich also auch eine firmeninterne Kontenlogik abbilden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang allerdings, die Anpassungen schon in der konzeptionellen Phase vorzunehmen, da diese Option nur so lange besteht, wie noch keine Buchungen auf den Konten im Produktivsystem vorhanden sind.