SAP Cloud ALM und Co.: Die besten Tools für die SAP S/4HANA-Transformation

Bei der SAP S/4HANA-Transformation geht es darum, die drei Dimensionen Prozess, Mensch und Applikation in Einklang zu bringen. Dafür steht eine Reihe von SAP-Werkzeugen zur Verfügung, die in Bezug auf die Dimensionen jeweils unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Während SAP Signavio vor allem das Prozessmanagement adressiert, wird SAP WalkMe für das People Enablement eingesetzt und sorgt dafür, dass das SAP S/4HANA-Projekt auch nach der eigentlichen Transformation erfolgreich bleibt. LeanIX wiederum richtet den Fokus vor allem auf die System- und Applikationslandschaft. Als Werkzeug für die übergeordnete Steuerung des Transformationsprojekts eignet sich insbesondere SAP Cloud ALM.

7 Wahrheiten über das Projektmanagement bei der SAP S/4HANA-Transformation

Was bei der Toolauswahl zu beachten ist

In Bezug auf das Tooling gehen mit komplexen Transformationsprojekten wie der Einführung von SAP S/4HANA gewisse Anforderungen einher. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl verschiedener Werkzeuge für das Projektmanagement am Markt, die unterschiedliche Ausprägungen aufweisen und zweifellos alle ihre Berechtigung haben. Allerdings sind die meisten von ihnen nicht explizit auf Transformationsprojekte zugeschnitten.

Bei der parallelen Nutzung mehrerer Tools im Projektprozess kommt es zu Medienbrüchen, aus denen Verzögerungen resultieren und die Gefahr entsteht, dass Informationen bei der Übertragung vom einen in das andere Tool verlorengehen. Außerdem fehlt die Transparenz über den gesamten Projektmanagementprozess, wenn verschiedene Instrumente zum Einsatz kommen. Ebenfalls zu beachten: Die erforderlichen Lizenzen können die Projektmanagementkosten in die Höhe treiben.

Darüber hinaus entsteht ein relativ hoher Aufwand für das Setup, wenn ein allgemeines Tool speziell für die SAP S/4HANA-Transformation konfiguriert werden soll. Gleichzeitig fehlt die Möglichkeit einer End-to-end-Steuerung, wie sie mit einem einzigen Tool möglich ist, um sämtliche Aspekte – von der Prozessaufnahme über das Setup, die Test Cases und den Go-Live bis hin zur Hypercare – abzudecken.

Was SAP Cloud ALM hinsichtlich der SAP S/4HANA-Transformation auszeichnet

Die skizzierten Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool für die SAP S/4HANA-Transformation erfüllt SAP Cloud ALM ganzheitlich. Dabei handelt es sich um eine cloud-native Lösung, die umfassende Implementierungs- und Betriebsfunktionen bietet. SAP Cloud ALM basiert auf anerkannten Standards und Frameworks für das Projektmanagement und lässt sich daher ideal als zentrales Tool für die Steuerung der SAP S/4HANA-Transformation verwenden.

Zu den prägenden Merkmalen gehören die starke Integration mit anderen SAP-Tools wie SAP Signavio, Tricentis (für die Testautomatisierung) oder LeanIX sowie das Task Management mit vielfältigen Analyse- und Rückverfolgungsfunktionen. Darüber hinaus ist SAP Cloud ALM direkt mit der Projektmethodik SAP Activate verknüpft. Das bedeutet, dass die zahlreichen Hilfsmittel, die SAP im Rahmen von SAP Activate zur Verfügung stellt, unmittelbar aus dem System heraus genutzt werden können.

Dank dieser Eigenschaften eignet sich SAP Cloud ALM als Instrument für eine ganzheitliche Projektsteuerung. Das Tool ist schnell einsatzbereit, das initiale Aufsetzen erfordert lediglich einen geringen Aufwand. Ein weiterer Vorteil: Bei Nutzung von SAP S/4HANA wird SAP Cloud ALM out-of-the-box und ohne zusätzliche Kosten gleich mitgeliefert.

Was sich als Best Practice im Projektmanagement bewährt hat

Neben der Auswahl des richtigen Werkzeugs gibt es weitere Einflussfaktoren für das erfolgreiche Management der SAP S/4HANA-Transformation. So ist es empfehlenswert, beim Projektsetup zunächst mit einem kleineren Scope zu starten und das Setup in der Folge iterativ auszubauen. Wer versucht, von Beginn an sämtliche potenzielle Rollen zu berücksichtigen, verzettelt sich schnell und macht das Aufsetzen des Transformationsprojekts unnötig komplex. Zielführender ist es, etwaige Anpassungen erst im weiteren Projektverlauf vorzunehmen.

Für die Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit des Projekts hat die Klarheit der verschiedenen Rollen eine wesentliche Bedeutung. Es muss für alle Beteiligten ersichtlich sein, wer welche Aufgaben im Projekt übernimmt und wo die jeweiligen Verantwortlichkeiten liegen. Die Tasks aus den mitgelieferten Roadmaps sind häufig zu umfangreich. Daher lautet die Empfehlung, diejenigen Tasks selektiv zu importieren, die für das Projekt wirklich relevant sind.

Darüber hinaus gilt es, das Onboarding der Projektbeteiligten frühzeitig durchzuführen und die betroffenen Mitarbeiter in der Nutzung von SAP Cloud ALM zu schulen. Da das Tool eine hohe Bedienfreundlichkeit aufweist, sollte diese Aufgabe jedoch schnell erledigt sein. Anschließend steht der erfolgreichen SAP S/4HANA-Transformation aus Projektmanagementsicht nichts mehr im Wege.