Erftverband macht IT-Landschaft mit SAP S/4HANA zukunftsfähig

Im Oktober 2024 ist der Erftverband erfolgreich auf SAP S/4HANA konvertiert. Vorausgegangen war eine ausführliche Vorbereitungsphase, in der unter anderem Analysen, Bereinigungen und mehrere Testumstellungen im Fokus standen. Durch dieses Vorgehen ließen sich unvorhergesehene Überraschungen während der Systemumstellung vermeiden. Für die SAP S/4HANA-Einführung griff der Erftverband auf die Erfahrung und Expertise von IBsolution zurück. Das Heilbronner SAP-Beratungshaus begleitete das Projekt als Planungspartner.

Als öffentlich-rechtlicher Wasserverband im Rheinischen Revier setzt der Erftverband sich für den Lebensraum Erft und für eine ganzheitliche Wasserwirtschaft ein. Mit mehr als 150 Jahren Erfahrung schafft er die Basis für artenreiche Flusslandschaften und reinigt das Abwasser für über eine Million Menschen. Mit mehr als 600 Beschäftigten plant, baut und betreibt der Erftverband Grundwassermessstellen, Kläranlagen, Kanalnetze sowie Regenüberlauf- und Hochwasserrückhaltebecken. Darüber hinaus unterhält und renaturiert er die Fließgewässer im Einzugsgebiet der Erft und des Jüchener Bachs. Die Verbandsmitglieder setzen sich aus Städten, Gemeinden, Kreisen, gewerblichen Unternehmen, der Elektrizitätswirtschaft und Wasserversorgern im Verbandsgebiet zusammen.

Frühzeitiges Beschäftigen mit SAP S/4HANA

Um die Anforderungen an einen modernen wasserwirtschaftlichen Dienstleistungsbetrieb noch besser als zuvor erfüllen zu können, hat der Erftverband die Einführung von SAP S/4HANA mit dem Go-Live im Oktober 2024 erfolgreich abgeschlossen. „Angesichts des näher rückenden Wartungsendes von SAP ECC Ende 2027 haben wir uns bereits frühzeitig mit SAP S/4HANA auseinandergesetzt“, so die Projektleitung des Erftverbands. „Wir verfolgten das Ziel, den SAP S/4HANA-Umstieg frühzeitig zu schaffen, um technisch auf dem aktuellen Stand zu sein.“ Partner der Wahl für die Planung von SAP S/4HANA war IBsolution.

Systemkonvertierung im Brownfield-Ansatz

Bereits 2021 beschäftigte sich der Erftverband im Rahmen einer Konzeptionsphase, die System- und Datenanalysen umfasste, mit der Umstellung auf SAP S/4HANA. Dabei hatte sich die Systemkonvertierung im Brownfield-Ansatz schnell als bevorzugter Weg der SAP S/4HANA-Einführung herauskristallisiert. Da sie kein Redesign der etablierten Prozesse erforderlich machte, bot die Systemkonvertierung die Möglichkeit, möglichst schnell und mit begrenztem Aufwand auf das neue System zu wechseln. Notwendige Vorarbeiten wie die Umstellung auf den Geschäftspartner schloss der Erftverband in einer frühen Projektphase erfolgreich ab.

Darüber hinaus beinhaltete die Vorbereitungsphase auch die Datenanalyse des Systems, eine umfassende Datenbereinigung und die Anpassung kundenspezifischer ABAP-Programme. Zwei Sandbox-Umstellungen dienten dazu, umfangreiche technische und fachliche Tests auf dem neuen System vorzunehmen. Unter anderem auch die Umstellung auf das Universal Journal und die neue Anlagenbuchhaltung wurde im Zuge der Sandbox-Umstellungen intensiv getestet. „Dank unserer Herangehensweise haben wir es geschafft, bestmöglich vorbereitet in die Hauptprojektphase zu gehen“, erklärt die Projektleitung. „So hatten wir die Voraussetzungen für einen reibungslosen Umstieg gelegt und konnten gleichzeitig den Aufwand für den Fachbereich geringhalten.“

Im Frühjahr 2023 startete schließlich die intensive zweite Projektphase, die weitere Sandbox-Umstellungen beinhaltete und an deren Ende die Produktivsetzung stand. „Der Erftverband hat diese Etappe genutzt, um mit den Fachbereichen Funktionalitäten, Oberflächen und Prozesse zu testen“, erklärt Martin Nußbaumer, Senior Solution Architect bei IBsolution. „Die Daten der Conversion wurden intensiv geprüft und die Ergebnisse bewertet. Die kundenspezifischen Programme wurden für SAP S/4HANA angepasst.“ Ab Juni 2024 wurden schließlich das Entwicklungssystem und das Testsystem umgestellt, die Umstellung des Produktivsystems erfolgte dann Anfang Oktober 2024. Nach dem erfolgreichen Go-Live konnte der Jahresabschluss 2024 erstmals auf dem neuen System durchgeführt werden.

„Eines unserer Ziele war eine möglichst reibungslose Produktivumstellung“, erklärt die Projektleitung des Erftverbands. „Daher ging der eigentlichen SAP S/4HANA-Einführung eine ausgedehnte Testphase mit mehreren Sandbox-Umstellungen voraus. Auf diese Weise konnten wir auftretende Fehler nach und nach beheben, sodass beim Go-Live kaum noch Schwierigkeiten entstanden sind.“ Im Anschluss an den Go-Live widmen sich der Erftverband und IBsolution verstärkt der funktionalen Weiterentwicklung des Systems. Dazu gehört unter anderem das Thema SAP Fiori.

Wechsel zu SAP HCM for SAP S/4HANA

Im Zuge der SAP S/4HANA-Konvertierung erfolgte auch die Umstellung der HR-Software auf SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4). Denn das bisherige SAP HCM hätte der Erftverband als Compatibility Pack nur noch bis zum 31. Dezember 2025 nutzen können. Auch mit Blick auf H4S4 machte sich die Strategie bezahlt, das Zeitfenster der Produktivumstellung und den damit verbundenen Entwicklungsstopp möglichst kurz zu halten. Denn gerade beim HR-System ist es oftmals erforderlich, in kurzen Abständen Updates einzuspielen, wenn sich beispielsweise die gesetzlichen Bestimmungen ändern und in der HR-Software entsprechend abgebildet werden müssen.

Fazit: Stabile Grundlage für künftige Innovationen

Aus Sicht des Erftverbands fällt die Projektbilanz durchweg positiv aus. „Der offene, wertschätzende Umgang miteinander war definitiv ein zentraler Erfolgsfaktor bei unserer SAP S/4HANA-Umstellung.“ sagt die Projektleitung. Was die technische Herangehensweise betrifft, haben sich die umfangreichen Testdurchläufe absolut bewährt. In der Folge konnte die Produktivumstellung innerhalb von kurzer Zeit vollzogen werden.

Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat der Erftverband sein Ziel erreicht, die Unternehmenssoftware auf die aktuelle technische Plattform zu heben und eine stabile Grundlage für künftige Innovationen zu schaffen. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg ist es gelungen, die Mitarbeitenden aus dem Fachbereich gewinnbringend in die Umstellung einzubinden, ohne ihre Kapazitäten über Gebühr zu beanspruchen..

Foto: Erftverband