Karl Storz: Prozessgestützte Stammdaten-Verwaltung mit SAP

Gemeinsam mit IBsolution hat Karl Storz, führender Hersteller in der Endoskopie, ein beispielhaftes Großprojekt zur Konsolidierung der weltweit angelegten Materialstammdaten initiiert. Der etablierte Prozess macht die Pflege der Stammdaten lückenlos nachvollziehbar. Dabei hat SAP Master Data Management (MDM) die Datenhoheit und ist für die Konsolidierung und Synchronisation der Stammdaten zuständig.

Der Karl Storz GmbH & Co. KG sind seit der Firmengründung im Jahr 1945 Erfindungen gelungen, die bis heute als Meilensteine der Endoskopie gelten und die breitenwirksame Anwendung der minimalinvasiven Chirurgie entscheidend geprägt haben. Heute entwickelt, produziert und vertreibt das Unternehmen weltweit ein umfangreiches Sortiment, das Endoskope, medizinische Instrumente und Geräte für die Endoskopie umfasst.

Darüber hinaus hat Karl Storz bereits Anfang der 1990er-Jahre den Trend zu Systemlösungen erkannt und ist seitdem ein erfahrener Anbieter von integrierten Operationssaalkonzepten, bei denen alle Gerätefunktionalitäten im OP − unter besonderer Berücksichtigung von Ergonomie, Patientensicherheit und telemedizinischen Anwendungen − zentral gesteuert werden. Neben der Hauptsparte Humanmedizin wird das endoskopische Equipment von Karl Storz sowohl in der Veterinärmedizin als auch in der Industrie verwendet. Im industriellen Bereich kommen die Produkte zum Beispiel bei der Wartung und Beurteilung von Flugzeugturbinen, Motoren oder Bauwerken zum Einsatz.

Kontinuierliche Produktinnovation und schnelle Reaktion auf Marktanforderungen

Über den intensiven fachlichen Dialog mit führenden Medizinern, Universitätskliniken und Forschungseinrichtungen gewinnt der Hersteller wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung der Angebotspalette, die rund 15.000 Artikel umfasst. Neben der Produktion am Hauptsitz in Tuttlingen unterhält Karl Storz weitere sieben Entwicklungs- und Produktionsstätten in Deutschland, der Schweiz, den USA, in Estland und Großbritannien. Jeder Standort verfügt über ein hochspezialisiertes Technologie-Know-how. Mechanische und optische Komponenten werden vor allem in Deutschland und der Schweiz hergestellt, Kamerasysteme und Glasfasern entstehen insbesondere in den USA. Der hohe Spezialisierungsgrad, verbunden mit einer international aufgestellten Forschungs- und Entwicklungsgruppe, erlaubt es Karl Storz, schnell und erfolgreich auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren.

Eine Sicht auf die internationalen Geschäfte

Historisch gewachsen werden zwei komplett voneinander getrennte SAP-Systeme für die USA und Europa betrieben. Beide sind technologisch deckungsgleich ausgestattet und auf dem neuesten Stand. Sie unterscheiden sich jedoch in ihren Grundeinstellungen, ihrer Befüllung und den Verarbeitungsprozessen. Dies hatte zur Folge, dass intern zum Beispiel mit abweichenden Artikelnummern gearbeitet wurde. Die Unterschiede in den Datenbeständen galt es zu harmonisieren, weil sie weder eine übergeordnete Sicht auf alle Artikelbewegungen erlaubten, noch eine verlässliche Auswertungsgrundlage für die internationale Unternehmenssteuerung boten.

Karl Storz initiierte ein beispielhaftes Großprojekt zur Konsolidierung der weltweit angelegten Materialstammdaten. „Unsere Erwartungen und Projektziele wurden bei Weitem übertroffen“, sagt der zuständige Karl-Storz-Projektleiter Manfred Nielsen zum Ergebnis. „Zu Beginn standen drei zentrale Fragestellungen im Mittelpunkt: Wie werden identische Informationen des Materialstamms zweifelsfrei zusammengeführt? Wie lassen sich Änderungen an Produkten transparent und nachvollziehbar machen? Und wie kann sichergestellt werden, dass ein länderübergreifendes Reporting auf gesicherten Fakten und Annahmen erfolgt?“

Aufräumen und besser machen

Neben der notwendigen Optimierung in den Stammdaten wollte man vor allem dafür sorgen, in Zukunft schon von der ersten Eingabe eine hohe Datenqualität sicherzustellen und den Pflegeaufwand für konsistente Informationen so gering wie möglich zu halten. Die überwiegende Anzahl der Produkte von Karl Storz besteht aus vielen Einzelteilen. Entlang des Entstehungsprozesses tragen viele Abteilungen dazu bei, dass am Ende ein Qualitätsprodukt das Haus verlässt.

Der Verkauf der Produkte beginnt erst, wenn ein technisch und funktional ausgereiftes Produkt entstanden ist und alle Begleitprozesse (Erstellung von Gebrauchsanweisungen, technische Dokumentation, ...) erledigt sind. Damit fallen in jeder Phase neue Informationen zum Produkt an. Wenn der Ablauf auf dem Weg durch die Abteilungen an irgendeiner Stelle ins Stocken geriet, war die Ursachenforschung für die Verzögerung mühsam. Niemand konnte auf Knopfdruck ermitteln, welcher Bereich noch Informationen beizusteuern hatte.

Dem Hersteller fehlte ein Prozess, der von der ersten Dateneingabe für eine Produktneueinstellung oder -änderung lückenlos und nachvollziehbar durchgesteuert werden konnte. „Informationen sind das Asset unseres Unternehmens”, betont Manfred Nielsen. „Unser Ziel war ein übergeordnetes Datenmanagement-Szenario mit einheitlichen Abläufen für alle Abteilungen. Dafür mussten wir die papierbasierten Medienbrüche eliminieren und das Wissen aus den Köpfen in einem systemgestützten Prozess abbilden.“

SAP entscheidet Auswahlverfahren für sich

In einer intensiven Analysephase verglich Karl Storz mehrere Technologieanbieter und entschied sich für SAP-Software. Der Projektleiter berichtet, dass die Funktionalität des Key-Mappings für die Konsolidierung der Stammdaten ebenso ausschlaggebend gewesen sei wie die Offenheit und Integrationsfähigkeit der SAP NetWeaver-Plattform. Als Implementierungspartner verpflichtete Karl Storz das Beratungshaus IBsolution, das in einer Rekordzeit von sieben Monaten einen Systemverbund mit insgesamt acht SAP NetWeaver-Komponenten realisierte.

Eng verzahnter Systemverbund wird zur Schaltstelle des Informationsflusses

Unter dem Dach des SAP NetWeaver-Portals entstand eine komplett neue Oberfläche, die als übergeordnete Schicht einen Blick auf alle Systeme ermöglicht. Damit schlägt das SAP NetWeaver-Portal die Brücke zwischen den Abteilungen und dient den rund 1.000 Informationszulieferern als zentrales User Interface. Statt wie bisher in Excel, Outlook oder im SAP GUI erfassen die Anwender ihre Daten für eine Produktanlage oder Produktänderung heute direkt in komfortablen Eingabemasken.

Unterhalb des neuen Frontend steuern drei verzahnte SAP-Anwendungen den ordnungsgemäßen Verlauf des Eingabeprozesses: SAP Business Process Management (BPM), SAP Business Rule Management (BRM) und SAP Master Data Management (MDM). Die Interaktion der Lösungen sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen korrekt erfasst, synchronisiert und gemäß den hinterlegten Regelwerken schrittweise angereichert werden.

Automatisierter Prozess ohne Medienbrüche

SAP Master Data Management (MDM) hat die Datenhoheit und ist für die Konsolidierung und Synchronisation der Stammdaten zuständig. Die Software übernimmt das Mapping und spielt die aktualisierten Informationen zurück an die angeschlossenen Systeme. „SAP MDM nutzen wir als intelligentes Datennetz. Egal an welcher Stelle etwas geändert wird, die Anwendung bekommt den kleinsten Eingriff mit und sorgt für einen einheitlichen Stand auf allen Systemen.“

Die größten Stärken des Tools – das Anlegen, Verwalten, Auslesen und Anpassen von Daten – zeigen sich allerdings erst im Zusammenspiel. „Ein MDM ohne SAP BPM wäre für uns nutzlos“, fügt Projektleiter Manfred Nielsen an. Mithilfe von SAP BPM lassen sich Geschäftsabläufe grafisch modellieren (mit BPMN – Business Process Modeling and Notation) und ohne aufwendiges Coding ablauffähig aktivieren.

Im aktuellen Projekt wurden insgesamt fünf Prozesse zur Dateneinsammlung durchgängig modelliert und komplett automatisiert. Dafür mussten über 170.000 Validierungsregeln aus den einzelnen Fachabteilungen weitestgehend über Excel-Tabellen in SAP Business Rules Management hochgeladen werden. SAP BPM greift als Steuerhoheit auf diese Geschäftsregeln zu und steuert mit den hinterlegten Abhängigkeiten und Ablaufverzweigungen den Informationsfluss bis zum definierten Ende. Dabei fordert die Prozess-Management-Plattform Eingaben von den beteiligten Kollegen ab, blendet situative Hilfetexte in den Eingabemasken ein und protokolliert die einzelnen Teilschritte.

Das Ende papierbasierter Workflows

Damit ist der ehemals papierbasierte Workflow für die Dateneinsammlung heute komplett in Software abgebildet und sein Ablauf weitgehend automatisch. Die maschinelle Hilfestellung sorgt dafür, dass Fragen der User schnell geklärt werden und die Qualität der eingegebenen Daten von Anfang an das erwartete Niveau aufweist. Ein Riesenschritt für die Organisation, „denn früher haben wir viel Zeit mit dem Nachfragen und Beschaffen von Informationen verloren“, bestätigt Manfred Nielsen. Sämtliche Medienbrüche sind eliminiert und der Prozess ist transparent wie nie zuvor. „Über das SAP NetWeaver Portal wissen wir heute zu jedem Zeitpunkt, in welchem Stadium sich das Produkt befindet oder wo Informationsanreicherungen ausstehen. Neben der hohen Nachvollziehbarkeit können wir den Prozess bei Bedarf gezielt beschleunigen. Und für das Reporting erhalten wir durch die hohe Datenqualität Aussagen, die quer über alle Systeme stimmig sind“, resümiert Manfred Nielsen und verweist nebenbei auf den hohen wirtschaftlichen Nutzen. Die Durchlaufzeiten für die Stammdatenanlagen wurden erheblich gesenkt.

Die Zukunft hat begonnen

Alle involvierten Mitarbeiter schätzen die Verbesserungen. „Die Kollegen haben ihre Abteilungssicht aufgegeben und erkennen die Vorteile einer automatisierten Prozesssteuerung mithilfe von SAP BPM. Einige Bereiche möchten jetzt von sich aus weitere Abläufe vereinfachen“, berichtet Manfred Nielsen. Sein Fazit: „Wir verfügen über eine hervorragende Basis, um Prozesse mit geringem Aufwand zu implementieren und hierbei auch noch viele Aufgaben zu automatisieren. Mit SAP BPM hat sich die Umsetzungszeit für kommende Prozessprojekte halbiert. Wir sind für die Zukunft bestens gerüstet.“