Warum Projektmanagement für die SAP S/4HANA-Transformation essenziell ist

Wenn SAP S/4HANA-Projekte scheitern, kann das verschiedene Ursachen haben. Mal liegt es an den begrenzten Ressourcen in der IT, die das Projekt nicht zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen kann. Mal ist im Unternehmen zu wenig Erfahrung mit komplexen Transformationen vorhanden, die nicht nur die Technologie, sondern auch das Business betreffen. Mal mangelt es an Unterstützung durch das Management, das dem SAP S/4HANA-Projekt nicht den erforderlichen Stellenwert und die notwendige Priorisierung einräumt. Über die jeweiligen Gründe für das Scheitern hinaus zeigt sich jedoch bei den meisten SAP S/4HANA-Transformationen: Die reine Technik bekommen Unternehmen für gewöhnlich in den Griff, aber ohne ein gutes Projektmanagement kann auch das beste System zu einer Belastung für das Unternehmen werden.

7 Wahrheiten über das Projektmanagement bei der SAP S/4HANA-Transformation

Schwaches vs. starkes Projektmanagement

Es gehört zur Realität in vielen Unternehmen, dass das Thema Projektmanagement eher stiefmütterlich behandelt wird. Offenbar fehlt häufig das Bewusstsein für den unmittelbaren Zusammenhang zwischen dem Projektmanagement und dem Projekterfolg. Schwaches Projektmanagement kostet Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern auch die Motivation der Projektbeteiligten. Starkes Projektmanagement hingegen schafft Klarheit, lässt das Projektteam Tempo aufnehmen und an einem gemeinsamen Zielbild arbeiten und sorgt dafür, dass sich jeder Einzelne motiviert einbringt.

Folgende Situationen deuten auf Optimierungspotenzial beim Projektmanagement hin:

• Die formulierten Ziele und Fristen sind unrealistisch, sodass das Projektteam sie unmöglich erreichen bzw. einhalten kann.

• Es gibt keine klare Definition der gewünschten Projektziele und Ergebnisse.

• Ein unzureichend konzipierter Projektplan wird der Komplexität und den Aufgaben nicht gerecht.

• Der Projektumfang verändert sich ständig und ist unausgewogen.

• Das Team ist nicht auf die zur Lösung der Projektaufgaben erforderlichen Kompetenzen ausgerichtet, wodurch ein Ressourcenthema entsteht.

• Schlechte Kommunikation hat unzureichend oder falsch informierte Teammitglieder zur Folge.

• Die Verantwortlichkeiten für die Aufgaben sind nicht klar verteilt und es gibt keine eindeutigen Rollen und Zuständigkeiten.

SAP Activate: Methodenkoffer für das Projektmanagement

Mit SAP Activate stellt SAP einen umfangreichen Methodenkoffer mit zahlreichen Werkzeugen bereit, die Unternehmen beim Projektmanagement unterstützen sollen. Die standardisierten Inhalte sind klar strukturiert und umfassen auch agile Elemente. Damit Unternehmen SAP Activate richtig einsetzen, müssen sich jedoch einer Sache bewusst sein: Bei SAP Activate handelt es sich um einen Baukasten bzw. ein Rahmenwerk und nicht um einen vollständig ausgefertigten Projektplan. Das bedeutet, die Verwendung von SAP Activate ist nur zielführend, wenn die Instrumente an das Unternehmen und das Projekt angepasst werden. Dabei gilt es, beispielsweise die Projektgröße, die Stakeholder, die geografische Verteilung im Projekt und der agile Reifegrad der Organisation zu berücksichtigen.

Der Best-Practice-Ansatz von IBsolution lehnt sich an die Methodik von SAP Activate an, wird jedoch individuell auf den Reifegrad und die Erfahrung des Unternehmens zugeschnitten. Die Definition klarer Leitplanken sowie die Festlegung eindeutiger Kommunikations- und Entscheidungswege sorgen für eine effiziente Projekt-Governance. Dazu gehört auch eine geeignete Toolauswahl, die sich am Projektumfang und an der Organisation orientiert.

Stabile Basis für den Projekterfolg

Transformationsprojekte scheitern nicht an der Umsetzung, sondern an einem wackligen Fundament. Daher sollte das Projektsetup eine stabile Basis für den Projekterfolg bilden. Zu den wichtigsten Elementen des Projektsetups gehören:

• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

• Projekt-Governance und Gremienstruktur

• Transparente Kommunikation (Regeltermine, Kommunikationskanäle)

• Reifegrad (fachlich, kulturell) und Ressourcenrealität (Berücksichtigung von Verfügbarkeiten)

• Projektkultur und Führungsverhalten (aktives Risikomanagement, Verantwortung, Verbindlichkeit)

• Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Implementierungspartner (Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses, Klärung der gegenseitigen Erwartungen)

Für das Projektsetup eignet sich der Einsatz von Templates, in denen beispielsweise festgehalten wird, welche Gremien es gibt und wie die Eskalationswege verlaufen. Gremiensteckbriefe geben Auskunft über die Mitglieder der Gremien und die Themen, die dort besprochen und entschieden werden. Auch die detaillierte Beschreibung der Rollen im Projekt sorgt für Transparenz. Über eine Matrix lassen sich die genauen Zuständigkeiten des Unternehmens und des Implementierungspartners bestimmen.

Diese Dokumente werden schließlich zu einem Projekthandbuch zusammengefasst. Dieses schafft einen wichtigen Referenzpunkt für alle Projektbeteiligten und dient als Nachschlagewerk bei Unklarheiten. Je länger das Projekt dauert, desto mehr Aufwand sollte in die Erstellung der organisatorischen Leitplanken fließen, da sie über eine nachhaltige Hebelwirkung für den weiteren Verlauf verfügen.

Fazit: Setup, Steuerung und Haltung müssen stimmen

Projekterfolg ist kein Zufall, sondern entsteht aus dem Zusammenspiel von Struktur und Haltung. Disziplin und Verantwortlichkeit sind die eigentlichen Hebel, die ein Projekt erfolgreich machen. Als strategischer Faktor hat das Projektmanagement einen unmittelbaren Einfluss auf die Aufwände, die im Projekt entstehen. Diese werden sich vervielfachen, wenn Unternehmen bestimmte organisatorische Themen außer Acht lassen.

SAP Activate kann mit seinen Instrumenten dabei unterstützen, ein wirksames Projektmanagement zu etablieren. Allerdings müssen die Werkzeuge an die jeweilige Situation, das Projekt und die Organisation angepasst werden. Projekte sind erfolgreich, wenn das Setup, die Steuerung und die Haltung stimmen. Berücksichtigen Unternehmen diese Faktoren in ausreichendem Maße, sind sie für ihre SAP S/4HANA-Transformation bestens gerüstet.