Warum Prozessautomatisierung auf der SAP BTP state-of-the-art ist

Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Technologien, um Arbeitsabläufe in Unternehmen zu automatisieren. Das betrifft vor allem Aufgaben, die zuvor manuell von Menschen ausgeführt wurden. Deren Automatisierung erfolgt durch die Nutzung von …

• … Workflows für strukturierte Abläufe
• … API-Integrationen für Systemverbindungen
• … Robotic Process Automation (RPA) für regelbasierte Aufgaben
• … künstlicher Intelligenz (KI) für komplexe Entscheidungen

Für den Unternehmenserfolg und die Bewältigung der digitalen Transformation spielt die Prozessautomatisierung eine entscheidende Rolle, indem sie als Enabler für neue Geschäftsmodelle fungiert, schnellere Prozessabläufe ermöglicht und die Innovationsfähigkeit stärkt.

Vermeiden Sie typische Fehler bei der Prozessautomatisierung

Vorteile von Prozessautomatisierung

Mit der Automatisierung ihrer Prozesse gehen für Unternehmen verschiedene Wettbewerbsvorteile einher, die unter anderem in Form von schnellerer Marktanpassung, verbesserter Datenverfügbarkeit, erhöhter Agilität und gesteigerter Servicequalität zum Ausdruck kommen. Zudem resultiert aus der Prozessautomatisierung immer auch eine Steigerung der Effizienz, was zu Kosteneinsparungen führt und die Fehlerquote aufgrund des geringeren Anteils manueller Tätigkeiten minimiert.

Typische Prozesse für die Automatisierung

Es ist nicht jeder Prozess gleichermaßen für eine Automatisierung geeignet. Infrage kommen vor allem wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten wie das selektive Übertragen von Daten aus einer Excel-Tabelle oder einem PDF-Dokument in ein SAP-System. Typische Beispiele sind Warenbestellungen oder Rechnungen, die per E-Mail eingehen. Ein weiteres Szenario ist die Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer in verschiedenen Systemen. Solche manuellen Tätigkeiten sind eher lästig und bergen zudem erhebliches Fehlerpotenzial.

Darüber hinaus sollten strukturierte Prozesse durch einen Workflow abgebildet werden. In den einzelnen Prozessschritten kann wiederum eine Automatisierung zum Tragen kommen.

• Prozesse im IT-Service-Management (ITSM):

  • Incident Management mit automatischer Ticketerstellung, Kategorisierung und Eskalation

  • Change-Management mit standardisierten Genehmigungsworkflows

  • Service Request Management für eine automatisierte Bereitstellung von IT-Ressourcen

• Mustererkennung mithilfe von KI für Prozesse im Finanzdienstleistungssektor:

  • Bessere Betrugserkennung (Aufdecken von Unregelmäßigkeiten in Echtzeit)

  • Betrugsprävention (proaktive Identifikation von Auffälligkeiten)

  • Unterstützung von Compliance und Risikomanagement

Was bietet die SAP BTP in Sachen Prozessautomatisierung?

Im SAP-Ökosystem bildet SAP Build Process Automation (SBPA), ein Service auf der SAP Business Technology Platform (BTP), den zentralen Ort für die Prozessautomatisierung. Die SAP BTP stellt eine breite Palette von Tools und Services zur Verfügung, mit denen sich Prozesse wirksam automatisieren lassen. Simple Abläufe werden mit dem Low-Code-Tool SBPA Process Builder angelegt. Im Falle von einfachen Formularen für die Antragstellung oder für Genehmigungen ist ein visueller No-Code-Editor geeignet. Komplexere Abläufe machen eine Referenzierung von Workflows aus dem SAP Workflow Management erforderlich. Für aufwendigere Formulare bietet sich die Einbettung von Custom Task UIs in der My Inbox an. Hierfür ist eine Pro-Code-Entwicklung mit SAP Business Application Studio (BAS) erforderlich.

Die Integration mit vorhandenen Systemen erfolgt über APIs. Dabei spielen Rest-APIs für automatisierte Interaktionen mit einzelnen Workflow-Schritten oder für die Abfrage von Entscheidungstabellen eine wesentliche Rolle. Umgekehrt können aus dem Workflow heraus externe System-APIs über Actions angesprochen werden.

Die Automatisierung auf der Ebene von einzelnen Arbeitsplatzrechnern erfordert die Installation einer Client-Software, dem SAP Desktop Agent. Er ist nur für Windows-Rechner vollumfänglich verfügbar. Die Steuerung des Agents funktioniert über eine Reihe von Automatisierungs-SDKs (Office SDK, PDF SDK, Document Information Extraction SDK) mit RPA-Features, die als Abhängigkeiten im Automatisierungsprojekt eingebunden sind. Vorhandene Automatisierungen aus SAP Intelligent Robotic Automation lassen sich ebenfalls referenzieren. Für die Überwachung der Prozesse werden Sichtbarkeitsszenarien (visibility scenarios) definiert.

Durchgängige Automatisierung auf der SAP BTP

Viele Werkzeuge und Dienste auf der SAP BTP sind speziell darauf ausgelegt, Prozesse end-to-end zu automatisieren und sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Systeme nahtlos miteinander zu verbinden. Kundenspezifische cloud-native Anwendungen mit komplexer Ablauflogik können auf der SAP BTP entwickelt und bereitgestellt werden.

Auch die SAP Integration Suite als Integration Platform as a Service (iPaaS) erleichtert die Verbindung von On-Premise- und Cloud-Anwendungen, Daten und Prozessen. Sie bietet Hunderte von vorgefertigten Integrationen und Konnektoren. Darüber hinaus bietet die SAP BTP Zugriff auf SAP AI Services, die sich in Automatisierungsszenarien integrieren lassen – beispielsweise für die intelligente Dokumentenverarbeitung (Document Information Extraction) oder für eine bessere Entscheidungsfindung.

Prozessautomatisierung und Clean-Core-Strategie

Die Prozessautomatisierung auf der SAP BTP zahlt direkt auf die Clean-Core-Strategie eines Unternehmens ein. Anstatt kundenspezifische Prozessschritte im SAP S/4HANA-Kern zu implementieren, können solche spezifischen Anforderungen durch Lösungen zur Prozessautomatisierung auf der SAP BTP abgebildet werden. Die SAP BTP bietet die Laufzeitumgebung für Side-by-Side-Erweiterungen. Ein standardnahes SAP S/4HANA-System stellt stabile, dokumentierte und versionierte APIs bereit. Diese APIs sind die Grundlage für eine robuste und wartbare Anbindung von externen Automatisierungstools.

Durch die Verlagerung von Prozesslogik und Automatisierung auf die SAP BTP sind Unternehmen in der Lage, schneller auf neue Anforderungen zu reagieren und Innovationen einzuführen, ohne komplexe und riskante Änderungen am ERP-Kern vornehmen zu müssen. Einfache Automatisierungsprojekte lassen sich auf der SAP BTP oft schneller umsetzen, insbesondere mit Low-Code/No-Code-Ansätzen wie bei SAP Build. Ein Clean Core vereinfacht die SAP S/4HANA-Upgrades erheblich, da weniger kundeneigener Code angepasst und getestet werden muss. Automatisierungen, die über stabile APIs angebunden werden, sind von den Upgrades des Kernsystems tendenziell weniger betroffen.

Vorgehen bei der Prozessautomatisierung

Was die Prozessautomatisierung auf der SAP BTP angeht, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um maximalen Nutzen zu erzielen und Fallstricke zu vermeiden. Unternehmen sollten hierbei einem strukturierten Vorgehen folgen.

• Ist-Analyse
  Vor der Automatisierung müssen Unternehmen zunächst ihre Prozesse genau verstehen. Tools wie SAP Signavio leisten einen wertvollen Beitrag, um Prozesse zu visualisieren und zu analysieren sowie Schwachstellen aufzudecken.

• Priorisierung

  Welche Prozesse eignen sich am besten für die Automatisierung und bieten den größten Return on Investment (ROI)? Die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses führt nur zu einem schnelleren ineffizienten Prozess. In einem solchen Fall geht es zunächst darum, den Prozess an sich zu optimieren.

• End-to-End-Perspektive

  Um Insellösungen zu vermeiden, sollten Unternehmen immer den gesamten Prozess über System- und Abteilungsgrenzen hinweg betrachten.

• Kommunikation/Akzeptanz
  Damit die Mitarbeiter die mit der Prozessautomatisierung einhergehenden Veränderungen mittragen, ist es hilfreich, ihnen die Vorteile zu erläutern und frühzeitig zu skizzieren, wie sich die Automatisierung auf ihre Arbeit auswirkt. So wird den Mitarbeitern bewusst, dass sie von der Automatisierung profitieren, indem sie beispielsweise von zeitintensiven, repetitiven Aufgaben entlastet werden.

• Einbindung der Fachabteilungen
  Es lohnt sich, die Fachabteilungen frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Für simple Prozesse und Automatisierungen eignet sich der Citizen-Developer-Ansatz mit den Low-Code-Editoren.

• Schulungen

  Schulungen für neue Tools und angepasste Prozesse stellen sicher, dass die betroffenen Anwender bestmöglich befähigt werden.

• Aufbau von Expertise
  Gleichzeitig dienen die Schulungen dazu, das notwendige Know-how im Unternehmen aufzubauen. Bei Bedarf sollten hierfür auch externe Berater hinzugezogen werden.

Fazit: Wichtiger Beitrag zum Unternehmenserfolg

Die Prozessautomatisierung auf der SAP Business Technology Platform ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, Fehlerquoten zu senken und schneller auf Marktanforderungen zu reagieren – ohne den SAP S/4HANA-Kern unnötig zu belasten. Durch die Kombination aus Low-Code/No-Code-Tools, KI-gestützten Services und umfangreichen Integrationsmöglichkeiten bietet die SAP BTP eine zukunftssichere Plattform für die Umsetzung moderner Automatisierungsszenarien.